Excel est un tableur. Il permet de gérer des calculs, graphiques... Bref à peu près tout ce qui est en rapport avec des chiffres.
Ce logiciel vous permet de gérer vos calculs avec une grande souplesse.



Le document lui-même est un classeur composé de une ou plusieurs feuilles de calcul. Vous pouvez donc tout à fait, au sein d'un même classeur avoir plusieurs feuilles de calcul sur un même thème (ou sur un différent si vous voulez).



C'est ici, dans la feuille de calcul (la zone quadrillée) que vous saisissez vos données, formules...

Chaque feuille de calcul comporte des lignes(1-2-3-4...) et des colonnes (A-B-C-D...).

La cellule est l'intersection entre la colonne et la ligne. Vous pouvez y placer du texte, formules, chiffres. Une cellule est donc identifiée par sa lettre de colonne et numéro de ligne (A1 par exemple est la première cellule en haut à gauche). On peut également, pour une question de clarté, donner un nom à chacune des cellules.



La barre de formule dans la partie supérieure vous permet de rédiger vos formules (peut également être fait depuis la feuille elle-même).

Pour bien comprendre à quoi sert Excel, changez les valeurs dans la colonne prix ou la colonne Pourcentage de remise sur le document que vous avez téléchargé. Vous voyez alors que chaque total (par ligne ou les 2 totaux avec et sans remise), est modifié en fonction.
Cet exemple étant très simple, peu de formules sont utilisées.
Pour bien comprendre les formules, cliquez sur une des 2 sommes en bas, la barre de formules se modifie. SOMME - comme son nom l'indique - est une formule qui va calculer le total des valeurs entre parenthèses.



Dans cet exemple, ce sera la somme de la colonne B, de la ligne 2 à la ligne 9. Cliquez dans la barre de formules, les valeurs changent de couleurs ainsi que les cellules concernées.



Dans ce cas les cellules sont côte à côte, il n'y a qu'une couleur. Ce système est extrêmement pratique car si par exemple la première ligne (celle à 900 F), était non prise en compte pour le calcul de la somme, vous l'auriez vu tout de suite.
Si les cellules ne sont pas à côté, chaque cellule est identifiée par une couleur différente comme sur l'image ci-dessous.
On peut donc identifier très facilement laquelle est C8 et laquelle est B8.

La saisie des formules Excel est simple. Faites simplement précéder votre formule par le signe égal puis saisissez votre formule.
Pour éviter d'avoir à taper le nom de la cellule (B8 * C10 - (C15*F12)) ce qui peut s'avérer très long et source d'erreurs, vous pouvez, à l'aide de la souris, sélectionner votre(vos) cellule(s). Par exemple :
Tapez égal dans la cellule puis cliquez sur la cellule qui fait partie de votre calcul. Le nom de celle-ci s'ajoute dans le champ calculé, tapez + si c'est une addition par exemple et sélectionnez la seconde cellule. etc etc ....



Pour éviter d'avoir à refaire plusieurs fois vos calculs, préférez prendre quelques minutes pour réfléchir à tous les calculs dont vous avez besoin.
Une fois toutes vos données saisies, vous pouvez commencer à rédiger vos formules.
Reprenons notre feuille de calcul.



Pour calculer automatiquement le Montant déduit de la première ligne par exemple, je multiplie 900 F par 1 % (ce qui me donne la remise) que je multiplie par -1 (pour rendre le chiffre négatif). Jusque là rien de trop compliqué.



Et maintenant, comment vais-je procéder pour ce même calcul pour les lignes inférieures. Vous l'aurez compris il n'est pas nécessaire de refaire l'opération X fois pour les lignes inférieures. Copiez simplement la cellule (Clic sur la cellule puis Control - C) - Sélectionnez les cellules sur lesquelles vous voulez que le calcul s'applique, puis Control - V.
Ou plus simple, cliquez sur la cellule qui contient le calcul, vous voyez en bas à droite de celle-ci un minuscule carré. Survolez cette zone, dès que votre curseur se change en croix, faites le glisser vers le bas. Vos formules sont automatiquement dupliquées. C'est la méthode la plus rapide pour les cellules qui sont à côté l'une de l'autre.
Un problème se pose pour le copier-coller des formules. Quand la formule est copiée, la valeur de la cellule est automatiquement changée. Je m'explique. Vous copiez par exemple la cellule A1. Dans cette cellule, il y a l'opération suivante : A2 + A3. Jusque là, tout va bien.
Si vous collez le cellule A1 en B1, l'opération va être modifiée. La formule en B1 sera B2 + B3. Très pratique. Mais comment faire quand on veut ne pas modifier la formule ?
Imaginons que A2 soit un champ fixe (qui ne doit pas bouger). Dans ce cas là, le calcul collé sera faux puisque A2 deviendra B2. La solution, rendre cette référence à la cellule A2 fixe. En ajoutant le signe dollar ($) avant le lettre de colonne et avant le numéro de ligne.
Par exemple, pour cellule A1, la formule sera : $A$2 + A3. Lorsque vous copiez cette formule en B1, celle-ci devient, $A$2 + B3. La référence à A2 est conservée et par contre la ligne 3 est modifiée.

Excel, étant un tableur, vous avez la possibilité de trier vos enregistrements. Plusieurs commandes vous sont proposées pour trier vos tableaux.
Les icones et .
Ces deux dernières vous permettent de trier respectivement par ordre croissant ou décroissant l'intégralité de votre tableau. Par exemple prenons ce tableau :



Ce tableau comporte 2 colonnes.
Les données au sein de ces deux dernières ne sont pas triées.
Si vous voulez trier par ordre croissant ou décroissant par rapport à la première colonne (les lettres), cliquez sur l'une des 2 icônes.
Pour trier ce tableau, sélectionnez-le (en-têtes de colonnes comprises), puis cliquez sur ou .
Vous obtenez alors ce tableau.




Notre tableau est correctement trier
mais comment fait-on si l'on veut trier le contenu par rapport aux données dans la colonne chiffre ?

Comme indiqué plus haut, les icônes ne prennent en compte que la première colonne.
Rendez vous sous le menu Données / Trier.



Vous arrivez sur cette fenêtre:



Vous retrouvez dans les zones de liste, vos intitulés de colonnes. Les zones de liste suivantes vous permettent d'affiner encore plus le tri dans le cas où les premiers tris seraient égaux.
Prenez garde à toujours sélectionner vos en-têtes de colonnes, vous aurez plus de faciliter à vous repérer. Dans certains cas, même si vous les avez sélectionnées, vous voyez apparaître dans les zones de liste, colonne A, Colonne B, Colonne C ... dans ce cas-là, cliquez sur le OUI de ligne de titres, la zone de liste devrait être modifiée avec vos noms de colonnes. Ci-contre le même tableau que plus haut trié sur la colonne chiffre.



Pour sélectionner votre tableau, cliquez sur la cellule la plus en haut à gauche puis maintenez Control - SHIFT puis touche flechée BAS puis DROITE.
L'intégralité de votre tableau est sélectionnée.

Mise en forme automatique:
Excel servant - en principe - à présenter des données, il peut être utile de savoir mettre en forme vos tableaux.
Si vous voulez mettre en forme rapidement votre tableau, le plus pratique est de passer par la mise en forme automatique.
Votre tableau aura alors une présentation standard.

• Sélectionnez vos cellules (en-tête de colonnes et de lignes compris).
• Menu Format - Mise en forme automatique

Vous arrivez sur cette fenêtre :



Il existe une dizaine de mises en forme automatique. Sélectionnez celle qui vous semble la plus proche de ce que vous souhaitez.
Si vous voulez mettre vos propres bordures, alignements ou largeur:

• Cliquez sur Options puis décochez celles qui vous sont inutiles.

Vous pouvez bien sûr tout laisser et le modifier directement sur votre tableau après la création.
La mise en forme automatique permet de rendre présentable votre tableau en quelques clics.
Mise en forme conditionnelle:
Cette méthode vous permet de mettre en avant ou en retrait certaines valeurs de votre tableau.
Prenons notre feuille de calcul du prix d'un PC, si vous voulez accorder moins d'importances aux sommes inférieures à 100 FF et plus à celles supérieures à 800 FF, la mise en forme conditionnelle s'impose.

• sélectionnez les données de votre tableau (uniquement les données, pas les en-têtes de colonne ou de ligne)
• menu Format - Mise en forme conditionnelle

Vous arrivez sur cette fenêtre :



Nous pouvons, sur une plage de cellule, insérer jusqu'à 3 conditions de mise en forme. Pour en ajouter une cliquez sur le bouton correspondant.



Les conditions ci-contre sont possibles.

• Choisissez la condition
• Saisissez la valeur dans le champ de droite
  Vous pouvez soit saisir manuellement la valeur ou bien effectuer la condition par rapport à une référence de cellule.
• Définissez le format en cliquant sur le bouton Format....
• Validez à l'aide de OK

Si la(les) condition(s) est(sont) remplie(s), les formats des champs concernés sont formatés comme vous l'avez indiqués!

Si vous n'avez pas touché à votre document depuis longtemps ou si le document a été rédigé par quelqu'un d'autre, vous ne savez pas (plus) où se trouvent les formats conditionnels. Pour les retrouver :

• Menu Édition - Atteindre (Touche de raccourci : Control - T)
• Cliquez sur le bouton cellules.
• Sélectionnez Formats conditionnels puis Toutes.

Les plages sélectionnées sont des formats conditionnels.

• Sélectionnez les cellules concernées.
• Clic droit sur cette zone
• Choisissez Format de cellule.

Apparaît alors une fenêtre avec 5 onglets.

• Nombre:
  
  
  Cet onglet vous permet de formater les données à l'intérieur de la cellule.
  Par exemple pour des pourcentages.
  Dans un premier temps sélectionnez les cellules qui auront les données.
  Changez le format en Pourcentage.
  Puis inscrivez vos données.
  Le signe % s'ajoute automatiquement.
  Quelques possibilités supplémentaires sont possibles suivant le type de format sélectionné.
  (nombre de décimales, séparateur de milliers, symbole, format de date/heure ...)
  
  
• Alignement:
  
  
  Cet onglet est très pratique pour la mise en forme de vos tableaux.
  Alignements et orientations permettent de placer la donnée où et comme on veut à l'intérieur de la cellule.
  Les contrôles du texte (Renvoi à la ligne, Ajuster, Fusionner les cellules)sont indispensables à connaître.
  
  
  Ceci est "Renvoyer à la ligne automatiquement"
  
  
  
  
  Ceci est "Ajuster"
  
  
  Ceci est "Fusionner les cellules".
  Permet de regrouper plusieurs cellules qui sont l'une à côté de l'autre en une seule.
  
  
• Police
  Choix des polices, taille...
  
  
• Bordures
  
  
  • Sélectionnez le style de trait dans la zone de droite
  • Cliquez sur une des présélections, directement dans la zone d'aperçu ou encore sur un des boutons autour de la zone d'aperçu.
  
  
  
• Motifs
  Permet de définir la couleur de fond de vos cellules.
  
  
• Protection
  
  
  Verrouillée : l'utilisateur qui ne possède pas le mot de passe du classeur ne pourra modifier le contenu de la cellule protégée.
  Masquée : ce n'est pas la cellule qui sera masquée mais la formule. Le résultat s'affichera mais pas la formule dans la barre correspondante.
  
  
  Pour saisir le mot de passe:
  menu Outils
  Protection
  protéger la feuille
  Inscrivez alors votre mot de passe.
  Attention si vous oubliez ce mot de passe, vous ne pourrez pas déverrouiller.

La touche incontournable pour la mise en forme est F4 qui vous permet de répéter la dernière action.

Nous avons déjà survolé les différents formats. Ceux-ci vous permettent de définir si telle ou telle cellule est numérique, texte, date ...
Nous allons apprendre sur cette page à créer des formats personnalisés.
Pour comprendre comment les créer, étudions ceux déjà existants.
Pour obtenir la liste des formats disponibles ou bien pour en créer :

• Clic droit sur votre cellule
• Format de cellule
• Onglet Nombre

Pour créer de nouveaux formats, rendez-vous sous la section Personnalisée.

Explication des symboles disponibles:

Votre feuille peut comprendre plusieurs tableaux, ceux-ci peuvent être placés n'importe où sur votre feuille.
En définissant une zone d'impression, celle ci uniquement sera imprimée.
Il est possible de définir plusieurs zones d'impressions si vous avez plusieurs tableaux au sein d'une même feuille.
Pour définir la première:

• Sélectionnez votre zone
• Menu Fichier / Zone d'impression / Définir

Votre zone d'impression est définie.
Cliquez sur pour vérifier que les changements ont bien été pris en compte.



Si vous voulez ajouter une zone d'impression, vous devez changer de mode d'affichage.
Pour ce faire : menu Affichage / Aperçu des sauts de page.

La zone d'impression apparaît en blanc avec une bordure bleue comme sur l'image ci-dessous.


Le "Page 1" incrusté dans le tableau n'apparaîtra pas à l'impression.
Il n'est présent qu'à titre informatif.

Pour ajouter une deuxième page :

• Sélectionnez la zone (ces 2 zones ne peuvent se superposer)
• Clic droit sur celle-ci puis sélectionnez Ajouter à la zone d'impression.

Une deuxième zone claire s'ajoute avec "Page 2" incrusté.

Cliquez sur pour vérifier que les changements ont bien été pris en compte.
Vous avez bien deux pages.




Les différentes commandes du menu contextuel en mode aperçu des sauts de page.

• Insérer un saut de page

Pour insérer un saut de page vertical, placez vous tout en haut à droite de votre zone d'impression.
Pour l'horizontal, placez vous sur la gauche (au niveau de la séparation) de votre zone puis sélectionnez Insérer un saut de page à l'aide du Clic droit ou bien menu Insertion / Saut de page.
Pour supprimer un saut de page, faites le simplement glisser en dehors de la zone d'impression ou sur la bordure.

• Rétablir tous les sauts de page
• Suppression de tous les sauts de page manuels.
• Définir
• Définir votre première zone d'impression.

Si d'autres zones existent elles seront supprimées.

• Ajouter à la zone d'impression
  Accessible uniquement si une première a déjà été définie, vous permet de créer votre x-ième zone.
• Rétablir la zone d'impression
  Supprimer toutes les zones d'impression manuelles.
• Mise en page
  Egalement accessible depuis le menu Fichier, vous pouvez paramétrer ici vos marges, en-têtes, pied-de-page ... (voir ci-dessous).
• Les options de la mise en page
  Pour arriver sur cette fenêtre, Clic Droit sur une zone d'impression ou bien menu fichier, sélectionnez Mise en page.

Un graphique reste le moyen le plus efficace pour avoir une vision globale des données en cours et donc à venir.
Y a-t-il eu progression, stagnation ou baisse, le graphique vous donne le moyen d'interpréter vos données.
Excel nous offre un assistant qui créé les graphiques à votre place.
Le seul "travail" qui vous est demandé est de sélectionner les valeurs adéquates.
Pour créer votre graphique, vous devez tout d'abord sélectionner les données qui vont vous servir. (Vous pouvez le faire pendant la création du graphique toutefois, c'est plus pratique de la faire avant).
Vous allez saisir - dans la cas le plus simple - 2 séries de données.
Celle qui va vous servir pour les étiquettes (l'intitulé de chaque donnée), et celle qui contient les données.
Prenons cette exemple:



Les 2 colonnes qui nous intéressent (composant pour l'étiquette et Prix avec les 2 remises pour avoir le prix final qui seront les données du graphique).
Problème : ces 2 colonnes ne sont pas côte à côte. Si celles-ci avaient été l'une à côté de l'autre, il vous aurait suffit de sélectionner ces 2 colonnes à l'aide de la souris.
Pour sélectionner 2 colonnes séparées, sélectionnez la première puis maintenez CONTROL avant de sélectionner la seconde.
Vous pouvez sélectionner les titres, cela ne fausse pas le calcul. Ce sera le titre de votre graphique.
Pour lancer l'assistant, cliquez sur .
Vous arrivez sur cette fenêtre :



Nous arrivons sur cette premier écran qui nous permet de choisir quel type de graphique nous allons créer.
Énormément de types de graphiques possibles. Chacun permet de mettre en avant une caractéristique des données (progression, pourcentage ...).
Pour notre exemple, qui nous permet de voir quel élément de notre PC est le plus cher ou le moins cher, nous prendrons le graphique par secteurs.
Nous aurions pu utiliser un graphique Courbes par exemple, si nous avions eu les tarifs des disques durs sur les 10 derniers mois pour en constater l'évolution.
Vos données et type de graphique sélectionnés, voici l'étape suivante :



Cette fenêtre récapitule vos données qui vont être mise sous forme de graphique.
Vous pouvez ajouter, supprimer des éléments à calculer en les sélectionnant à l'aide de la souris directement sur votre feuille de calculs (N'oubliez pas que la touche Control vous permet de sélectionner des cellules non côte à côte)
Pour avoir un maximum d'espace de travail lors de la sélection de vos cellules, cliquez sur pour n'afficher que l'emplacement réservé à la sélection, vous avez alors presque l'intégralité de l'écran pour vos sélections.
Un deuxième onglet Série est disponible sur cette fenêtre.



Cet onglet vous permet une sélection plus "pointue" de vos données.
Le champ nom correspond en fait au titre de votre graphique, si votre titre ne vous convient pas, supprimez ce que contient le champ puis sélectionnez une cellule contenant le titre ou saisissez simplement le nom de votre graphique (sans le signe égal)
Valeurs : ce seront les champs qui formeront votre graphique.
Étiquettes de catégorie : chaque valeur correspond à un élément.
Par exemple 39% ce sont les 39% du moniteur. 39 est la valeur, moniteur l'étiquette.
Sélectionnez les étiquettes des valeurs. Le nombre d'étiquettes doit être égal au nombre de valeurs sinon vous vous retrouverez avec des valeurs sans étiquettes.
Quand ajouter une série ?
Cela dépend du graphique. Nous avons pour notre graphique, une série qui se trouve être le prix de tous les articles avec remise. Nous aurions également pu effectuer un autre type de graphique (Courbes - qui est plus destiné à visualiser une progression) en sélectionnant la colonne Prix avec les 2 remises ainsi que prix simple (sans remise) pour comparer les deux tarifs.
Cliquez sur suivant.



Sur cette fenêtre, 3 onglets vous sont proposés :
Titres : qui permet de placer les étiquettes Titres

Légende


Est-ce que l'on affiche une légende oui ou non. Si oui où ?
Dans ce cas ci-dessus, la légende est placée à droite du graphique
C'est la légende pour les différentes couleurs identifiant les quartiers de mon graphique)


Etiquettes de données


Afficher telle ou telle étiquette dépend de la nature des données.
Le principal étant de rendre le graphique le plus claire possible.
S'il y a trop d'étiquettes, elles risquent de se chevaucher et donc de rendre le graphique illisible.



Ce dernier écran permet de placer le graphique sur une nouvelle feuille ou de l'intégrer en tant qu'objet sur la feuille en cours.
Dans ce cas, il sera indépendant de la feuille.
On peut donc le déplacer comme on le souhaite.
S'il est inséré dans une nouvelle feuille, alors il prend la largeur et hauteur totale de la feuille. Ce qui le rend plus lisible.


Voila, le graphique est donc terminé.
Si l'on souhaite faire des modifications:
Le plus simple est de double-cliquer sur l'élément à modifier, en sachant que n'importe quel élément est modifiable.
Pour activer une portion modifiable, on utilise les touches fléchées:

• Fleche du bas: groupe d'élément précédent
• Fleche du haut: groupe d'élément suivant
• Fleche droite: élément suivant à l'intérieur du groupe
• Fleche gauche: élément suivant à l'intérieur du groupe

On peut également afficher la barre d'outils graphique.
Elle permet de basculer entre les différents éléments et permet aussi de changer le type de graphique.
Pour afficher cette barre, clic droit sur une icone puis sélection de "graphique".



Lorsque le graphique est sélectionné, le menu graphique apparait.


On peut y modifier le type, les données sources (champs calculés), les options (titre, légende, étiquette...), l'emplacement (nouvelle feuille ou objet) ou bien ajouter des données.


Si on a plusieurs feuilles dans le classeur, c'est plus simple de se déplacer avec les raccourcis "feuille suivante / feuille précédente" qui sont Control - Page Suivante et Control - Page Précédente.

Un classeur est composé de plusieurs feuilles. Ce sont ces feuilles qui contiennent vos données.
Il est possible de lier les données d'une feuille à une autre mais ce n'est pas obligé.
C'est simplement une question d'organisation.

Nombre de feuilles par defaut:

Lors de l'ouverture d'un classeur, il y a 3 feuilles. Si ce chiffre par defaut ne convient pas, on peut le changer:
Menu Outils/Options/Onglet général où il suffit de changer ce nombre.



Les commandes des feuilles:

Elles sont disponibles depuis l'onglet .
En cliquant droit sur une des feuilles, un menu apparait:


Inserer: ajout d'une feuille avant la feuille en cours
Supprimer: Suppression de la feuille (et donc de toutes les donnnées y figurant)
Renommer: Renommer la feuille (en double cliquant dessus, ca fait le meme effet!)
Déplacer ou Copier: une fenêtre apparait. Sélection du nouvel emplacement. On peut également choisir de déplacer la feuille en faisant tout simplement glisser la feuille à l'endroit désiré.
Pour copier la feuille, cocher la case "Créer une copie" ou maintenir la touche Control enfoncée, un petit + apparait.